top of page
Village.png

Terms & conditions Expositors

Algemene Voorwaarden Exposanten Geek Village

Artikel 1: Definities

  1. Organisator: Geek Events VZW, die handelt onder de naam 'Geek Village' voor het evenement dat plaatsvindt in Thor Central, André Dumontlaan 67, 3600 Genk.

  2. Exposant: Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich registreert en door de Organisator wordt geaccepteerd om deel te nemen aan het evenement.

  3. Evenement: Geek Village, een beurs gericht op liefhebbers van gaming, popcultuur, comics, en verwante genres.

  4. Aanvraag tot Deelname: Het formele verzoek van een potentiële exposant om deel te nemen aan het evenement, ingediend via een officieel formulier of digitaal platform voorzien door de Organisator.

  5. Standplaats: De ruimte die aan de exposant is toegewezen op het evenement, zoals beschreven in de Aanvraag tot Deelname en bevestigd door de Organisator.

  6. Beursplan: Een plattegrond van het evenement, voorbereid door de Organisator, die de locatie van de standplaatsen van de exposanten toont.

Artikel 2: Toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden

  1. Toepasselijkheid: Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle interacties tussen Geek Events VZW (hierna te noemen "de Organisator") en de exposanten (zowel kandidaat-exposanten als geaccepteerde exposanten) met betrekking tot de aanvraag, goedkeuring, en deelname aan het evenement Geek Village.

  2. Aanvaarding Voorwaarden: Door het indienen van de Aanvraag tot Deelname bevestigt de exposant dat hij akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden. Deze voorwaarden hebben voorrang op eventuele eigen voorwaarden van de exposant, zelfs als deze later worden opgesteld.

  3. Wijzigingen in de Voorwaarden: Wijzigingen of afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien deze vooraf, expliciet en schriftelijk door de Organisator zijn goedgekeurd.

Artikel 3: Aanvraag tot Deelname

  1. Indieningsmethoden: Een kandidaat-exposant dient zijn Aanvraag tot Deelname in te dienen bij Geek Events VZW, de organisator van Geek Village, via één van de volgende methoden:

    • Het officiële aanvraagformulier dat beschikbaar is gesteld door de organisator.

    • Via e-mail, waarbij de aanvraag schriftelijk moet worden bevestigd door de organisator.

    • Via een mondeling verzoek dat vervolgens per e-mail door de organisator moet worden bevestigd.

  2. Bindende Aanbieding: De indiening van de Aanvraag tot Deelname vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van de kandidaat-exposant om deel te nemen aan het evenement, onderhevig aan de voorwaarden vermeld in deze Algemene Voorwaarden, de Tariefvoorwaarden en de details in de Aanvraag tot Deelname zelf. Elke wijziging of intrekking van de Aanvraag tot Deelname na indiening wordt beschouwd als een afstand van deelname, overeenkomstig de regels vastgesteld in Artikel 6 van deze Algemene Voorwaarden.

  3. Voorlopige Registratie: Alle aanvragen tot deelname worden voorlopig geregistreerd door de organisator en blijven in afwachting van goedkeuring of afwijzing, in overeenstemming met de criteria vastgesteld in Artikel 4 van deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 4: Beoordeling van de Aanvraag tot Deelname

  1. Beoordelingsbevoegdheid: Geek Events VZW behoudt zich het recht voor om elke Aanvraag tot Deelname aan Geek Village te accepteren of af te wijzen, conform de procedures uiteengezet in dit artikel.

  2. Selectiecomité: Voor de beoordeling van de Aanvragen tot Deelname kan Geek Events VZW een selectiecomité samenstellen, waarvan de samenstelling naar eigen inzicht wordt bepaald.

  3. Selectiecriteria:

    • Beschikbaarheid van Expositieruimtes: Er wordt gekeken naar de beschikbare ruimte voor exposanten.

    • Evenwichtige Inhoud: Er wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling van de beursinhoud.

    • Relevantie van Activiteiten: De activiteiten van de kandidaat-exposant moeten overeenkomen met de doelstellingen van de beurs.

    • Kwaliteit van de Voorwerpen: De kwaliteit van de tentoongestelde voorwerpen wordt beoordeeld.

    • Diversiteit van de Voorwerpen: Er wordt gekeken naar de variatie in de voorwerpen die worden tentoongesteld.

  4. Gronden voor Weigering:

    • Niet voldoen aan één of meer selectiecriteria.

    • Niet nakomen van verplichtingen uit eerdere deelnames aan evenementen georganiseerd door Geek Events VZW of gerelateerde entiteiten.

    • Bedreiging van de orde of reputatie van de beurs of organisator.

    • Niet naleven van de richtlijnen voor inrichting en decoratie van de standplaats.

    • Bezwaren van de eigenaar of exploitant van de locatie tegen de aanwezigheid van de kandidaat-exposant.

  5. Procedure bij Weigering:

    • De weigering van een Aanvraag tot Deelname wordt schriftelijk meegedeeld aan de kandidaat-exposant.

    • Deze weigering leidt niet tot enige aansprakelijkheid of schadevergoeding door Geek Events VZW.

  6. Procedure bij Aanvaarding:

    • Door de Aanvaarding komt een overeenkomst tot stand tussen Geek Events VZW en de exposant betreffende deelname aan de beurs.

    • De Aanvaarding wordt schriftelijk bevestigd via e-mail of factuur, zoals verder gespecificeerd in Artikel 5 van deze Algemene Voorwaarden.

    • Aanvaarding geeft geen rechten op toekomstige deelnames aan evenementen die later door de organisator of aan haar verbonden vennootschappen georganiseerd worden.

Artikel 5: Tarieven, Facturatie en Betalingsvoorwaarden

  1. Tarieven en Facturatie:

    • Elektronische Facturatie: Exposanten gaan akkoord met elektronische facturatie.

    • Verschuldigde Bedragen: Na aanvaarding van de Aanvraag tot Deelname zijn de volgende bedragen verschuldigd:

      • Inschrijvingsgeld.

      • Kosten voor de reservering van de standplaats.

      • Eventuele andere kosten vermeld in de Tariefvoorwaarden of andere handelsdocumenten.

    • Facturering: Facturen worden uitgegeven na aanvaarding van de Aanvraag tot Deelname en dienen binnen 14 dagen netto en zonder korting te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.

  2. Specifieke Facturatieverzoeken:

    • Indien de Exposant vraagt om enige factuur te registreren in de systemen van de Exposant, dan zal Geek Events VZW het recht hebben om hiervoor aan de Exposant een administratieve kost van 50 euro per factuur aan te rekenen.

  3. Betalingsvoorwaarden:

    • Facturen dienen binnen 14 dagen netto en zonder korting te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.

    • Betalingen via vertegenwoordigers of aangestelden zijn niet bevrijdend zonder schriftelijke toestemming.

    • Bezwaren tegen facturen moeten binnen acht dagen schriftelijk worden ingediend, zonder de betalingsverplichting van andere facturen op te schorten.

  4. Niet-tijdige Betaling:

    • Bij niet-tijdige betaling mag Geek Events VZW de uitvoering van haar verplichtingen opschorten, inclusief het ontzeggen van deelname aan de beurs of het herverdelen van de toegewezen standplaats.

Artikel 6: Afstand van Deelname door de Exposant of Wijziging van de Gevraagde Oppervlakte of Aanpassing van het Gekozen Type Standplaats

  1. Algemeen: Deelname aan Geek Village is essentieel voor het succes van het evenement. De organisatie en planning van het evenement zijn afhankelijk van de bevestigde deelnames van exposanten. Elke wijziging in deelname heeft significante gevolgen voor de organisatie en moet daarom zorgvuldig worden overwogen.

  2. Recht op Wijziging of Annulering: Exposanten hebben het recht om hun deelname te annuleren of te wijzigen onder de volgende voorwaarden:

    • Annuleringen 6 maanden of eerder voor het evenement: Er wordt een forfaitaire administratiekost van €30 in rekening gebracht.

    • Annuleringen tussen 3 en 6 maanden voor het evenement: 50% van de totale kosten worden ingehouden.

    • Annuleringen binnen 3 maanden voor het evenement: Het volledige bedrag van de deelnamekosten wordt ingehouden.

    • Niet verschijnen op het evenement: Het volledige bedrag van de deelnamekosten wordt ingehouden.

  3. Vermindering van Oppervlakte/Aanpassing Type Standplaats: Wijzigingen in de grootte of het type van de standplaats na goedkeuring moeten schriftelijk worden doorgegeven en goedgekeurd door de organisatie. Afhankelijk van de aard van de wijziging, kunnen extra kosten worden berekend.

  4. Geen Vergoeding bij Niet-tijdige Betaling: Indien de betaling niet tijdig wordt voldaan, behoudt de organisatie zich het recht voor om de standplaats toe te wijzen aan een andere exposant. De originele exposant verliest zijn rechten op de standplaats zonder enige vorm van compensatie.

  5. Procedures bij Uitstel of Annulatie door de Organisatie: In geval van uitstel of annulatie van het evenement door overmacht of andere onvoorziene omstandigheden, zal de organisatie zich inspannen om alternatieve regelingen te treffen, zoals het verschuiven van de beurs naar een nieuwe datum of locatie. Reeds betaalde gelden kunnen worden doorgeschoven naar de nieuwe datum of worden terugbetaald, afhankelijk van de situatie en in overeenstemming met de afspraken gemaakt in de aanvraag tot deelname.

  6. Overmacht: In situaties van overmacht waarbij noch de organisator noch de exposant hun verplichtingen kunnen nakomen, zoals bij natuurrampen, epidemieën, pandemieën, of ernstige veiligheidsdreigingen, zullen verplichtingen worden opgeschort tot de situatie is genormaliseerd.

  7. Geschillen: Geschillen die voortvloeien uit of in verband staan met deze Algemene Voorwaarden of de deelname aan het evenement, zullen worden beslecht door bevoegde rechtbanken in het arrondissement waarin de organisatie gevestigd is, en zullen worden geregeld volgens het Belgisch recht.

Artikel 7: Standplaatsen en Gedragscode

  1. Toewijzing van de Standplaatsen:

    • De Organisator bepaalt vrij de toewijzing van de Standplaatsen op de Beurs aan de Exposanten.

    • Binnen 8 dagen na de bekendmaking door de Organisator van de toegewezen Standplaats kan elke Exposant zijn eventuele bezwaren naar behoren gemotiveerd aan de Organisator bezorgen. De Organisator neemt kennis van deze bezwaren en zal hierover een gemotiveerde beslissing nemen. Deze beslissing is definitief en wordt schriftelijk ter kennis van de Exposant gebracht.

  2. Huisregels en Gedragscode:

    • Alle Exposanten dienen te allen tijde respectvol en rustig te handelen, vooral in situaties waarin een geschil of misverstand zou kunnen ontstaan. Het is essentieel dat alle communicatie en interacties op een professionele manier worden afgehandeld.

    • Exposanten zijn verantwoordelijk voor het schoon en netjes houden van hun Standplaats tijdens de Beurs. Alle afval en overige resten dienen in de daarvoor bestemde vuilnisbakken te worden gedeponeerd. Grotere afvalstukken of restanten dienen door de Exposanten zelf van het terrein te worden verwijderd aan het einde van de Beurs.

    • Het niet naleven van deze huisregels kan leiden tot waarschuwingen en, in herhaalde of ernstige gevallen, tot uitsluiting van de huidige of toekomstige Beurzen zonder recht op compensatie of terugbetaling van eventueel betaalde bedragen.

  3. Opbouw en Voorbereiding:

    • Exposanten moeten hun Standplaatsen ten minste 30 minuten voor de opening van de Beurs voor Early Bird tickethouders volledig ingericht en operationeel hebben. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle bezoekers, met name degenen die vroeg toegang hebben, een volwaardige en ongestoorde beurservaring kunnen genieten.

  4. Afbraak van de Standplaats:

    • De afbraakperiode wordt vooraf meegedeeld door Geek Events VZW. De exposant moet zijn standplaats binnen deze periode volledig ontruimen.

    • Indien de standplaats aan het einde van de afbraakperiode niet in perfecte staat is, kan Geek Events VZW de kosten voor herstelling, schoonmaak of ontruiming op de exposant verhalen.

  5. Lege Standplaats:

    • Exposanten zijn verplicht hun toegewezen standplaats te bezetten en te bemannen vanaf het begin tot het einde van het evenement. Niet-naleving kan leiden tot een forfaitaire schadevergoeding van 20% van de verschuldigde bedragen.

ARTIKEL 8: TENTOONGESTELDE VOORWERPEN

  1. Toegestane Voorwerpen
    De Exposant mag alleen die voorwerpen tentoonstellen die uitvoerig zijn beschreven in de aanvraag tot deelname of andere relevante documenten, en die uitdrukkelijk door de Organisator zijn geaccepteerd. De Organisator heeft het recht om de tentoongestelde voorwerpen te inspecteren en kan verlangen dat niet-toegestane voorwerpen op kosten van de Exposant worden verwijderd.

  2. Verboden Producten
    Verboden op de Beurs zijn producten, stoffen en goederen die niet aan de wettelijke voorschriften voldoen, gevaarlijk of hinderlijk zijn, en over het algemeen alles wat door de Organisator als risicovol of hinderlijk wordt geacht, zoals explosieven of ontvlambare materialen. De Organisator kan dergelijke items weigeren of laten verwijderen op kosten van de Exposant.

  3. Specifieke Regels voor Wapens

    1. Wapenverkoop
      Wapenverkoop op de Beurs moet voldoen aan de Belgische wapenwetgeving van 8 juni 2006 en de daarop van toepassing zijnde specifieke voorwaarden. Exposanten dienen de nodige vergunningen te bezitten.

    2. Ministeriële Toestemming
      Als er geen ministeriële toestemming is, mogen alleen "blanke wapens" worden verkocht. Met toestemming zijn ook andere vrij verkrijgbare wapens toegestaan, behalve projectielwapens, vergunningsplichtige of verboden wapens.

    3. Professionele Erkenning
      Professionele exposanten moeten erkende wapenhandelaren zijn. Buitenlandse handelaren dienen een tijdelijke erkenning aan te vragen. Particuliere verkopers mogen alleen occasioneel wapens verkopen, binnen het normaal beheer van hun vermogen.

    4. Verboden Tentoonstelling
      Het tentoonstellen van vergunningsplichtige wapens is verboden, evenals het aanbieden van zware militaire wapens en munitie.

    5. Verwijdering en Vernietiging
      Bij overtreding van deze regels behoudt de Organisator zich het recht voor om de betreffende wapens te verwijderen, in beslag te nemen en te vernietigen, dit alles op kosten van de Exposant. Daarnaast kan een boete van €1.500 per overtreding worden opgelegd.

    6. Replica's en Realistische Imitaties
      Wapens die lijken op echte wapens kunnen bij de ingang worden geweigerd. Zowel realistische imitatiewapens als nepzwaarden en katanas van staal zijn verboden op straat, in de metro, en binnen en buiten het Beursgebouw. Dergelijke wapens kunnen onmiddellijk worden in beslag genomen. Gekochte zwaarden en katanas moeten in hun originele verpakking blijven totdat ze thuis zijn. Exposanten mogen geen wapens verkopen zonder de originele verpakking.

    7. Regels voor Kostuums en Maskers
      Iedereen met een realistisch militair kostuum of een volledige vermomming moet een presale ticket hebben om de outfit te rechtvaardigen. Kostuums moeten buiten de beurslocatie worden vermeden. Maskers die delen van het gezicht of het hele gezicht bedekken zijn verboden in het openbaar vervoer en op straat, maar mogen binnen de Beurs gedragen worden na controle bij de ingang. Binnen de Beurs zijn alle geautoriseerde rekwisieten en kostuums toegestaan, maar deze moeten tot de conventie zelf in verzegelde tassen worden vervoerd. Dit om misverstanden te voorkomen.

    8. Gedrag en Respect
      Toon altijd respect voor elkaar en begrip voor veiligheidsmaatregelen. Exposanten en bezoekers dienen beleefd en respectvol te zijn tegenover alle aanwezigen en de autoriteiten van de Beurs.

  4. Veiligheidsvoorschriften

    1. Installatie en Voorzorgsmaatregelen
      Tentoon te stellen voorwerpen moeten veilig en volgens de toepasselijke wettelijke en gebouwspecifieke veiligheidsvoorschriften worden geïnstalleerd. Exposanten zijn verplicht om de nodige maatregelen te nemen ter bescherming van mede-exposanten en bezoekers.

    2. Aansprakelijkheid
      De Exposant is aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade veroorzaakt door de tentoongestelde voorwerpen. Hij/zij moet op verzoek van de Organisator ondersteuning bieden bij juridische procedures die verband houden met de tentoongestelde voorwerpen.

    3. Naleving van Veiligheidsmaatregelen
      Exposanten dienen alle veiligheidsmaatregelen die de Organisator heeft ingesteld te volgen, inclusief die met betrekking tot pandemieën en epidemieën. De Organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van deze maatregelen door exposanten of bezoekers.

Artikel 9: Gebruik van Online Diensten en Producten

  1. Toegangsbeperking bij Onrechtmatig Gebruik: Indien er bij de Organisator gegronde vermoedens bestaan dat de Exposant onrechtmatige of schadelijke activiteiten ontplooit via de online diensten of producten van de Organisator (zoals e-mailcommunicatie of directe offerteaanvragen in de online beurscatalogus), of indien deze diensten op enige andere ongeoorloofde wijze worden gebruikt (zoals schending van intellectuele eigendomsrechten of oneerlijke concurrentie), mag de Organisator onmiddellijk ingrijpen. Dit kan inhouden dat de toegang tot deze diensten en producten voor de Exposant wordt ontzegd of opgeschort, zonder dat de Exposant recht heeft op schadevergoeding.

  2. Onderbreking door Overmacht of Technische Problemen: Bij onderbreking van de online diensten en producten van de Organisator door overmacht, onvoorziene omstandigheden buiten de wil van de Organisator, onderhoud of defecten, heeft de Exposant geen recht op schadevergoeding. De Organisator zal trachten de Exposant tijdig te informeren over de aard en verwachte duur van de onderbreking.

  3. Onderbreking op Last van Autoriteiten: Indien de beschikbaarheid van de online diensten en producten wordt opgeschort of gestaakt op last van administratieve of gerechtelijke autoriteiten, kan de Exposant hieruit geen recht op schadevergoeding ontlenen.

  4. Financiële Verplichtingen bij Schorsing of Stopzetting: In geval van schorsing of stopzetting van de terbeschikkingstelling van de online diensten en producten, of een verbod op toegang tot online content van de Exposant, blijven de door de Exposant bestelde diensten financieel verschuldigd.

  5. Voortzetting van Verbintenissen: Een schorsing, stopzetting of toegangsverbod tot de online diensten en content van de Exposant geeft de Exposant geen recht om zijn contractuele verplichtingen jegens de Organisator op te schorten of te beëindigen.

Artikel 10: Intellectuele Eigendom

  1. Respect voor Rechten van Derden: De Exposant verplicht zich om ervoor te zorgen dat zijn activiteiten op de Beurs, inclusief maar niet beperkt tot de tentoongestelde voorwerpen en alle promotiemateriaal, geen inbreuk maken op rechten van derden, zoals intellectuele eigendomsrechten (waaronder auteursrechten, merkenrechten, patenten en designrechten) of op enige andere wijze onwettig of onrechtmatig zijn. Tevens garandeert de Exposant dat alle informatie die hij verstrekt voor publicatie in beursgidsen, catalogi, of op de website, correct en volledig is en niet in strijd met enigerlei rechten van derden.

  2. Vrijwaring van Rechten op Ingeleverd Materiaal: De Exposant staat ervoor in dat alle documentatie die hij overhandigt voor opname in de beursgids, catalogus, of op de website (zoals foto’s, illustraties en teksten), vrij is van rechten, zodat de Organisator deze zonder beperking kan gebruiken of reproduceren. De Exposant neemt alle verantwoordelijkheid op zich voor eventuele rechten die verschuldigd zijn voor gebruik van dit materiaal en zal de Organisator compenseren voor alle kosten of claims die voortvloeien uit schending van deze garantie.

  3. Rechten van de Organisator op Beeldmateriaal: De Organisator behoudt zich het recht voor om tijdens de Beurs foto’s en opnames te maken tijdens de op- en afbouwperiodes en deze naar eigen inzicht te gebruiken, reproduceren, verspreiden of op andere wijzen te exploiteren.

  4. Beheer en Publicatie van Beursinformatie: Alleen de Organisator mag de officiële catalogus van de Beurs uitgeven. De Exposant dient alle benodigde informatie voor de catalogus tijdig aan te leveren. De Organisator heeft het recht om deze informatie naar eigen inzicht aan te passen en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten in deze publicaties. Alle intellectuele eigendomsrechten op de catalogus behoren uitsluitend toe aan de Organisator, en elke reproductie of distributie zonder voorafgaande toestemming is verboden.

  5. Inbreuk op Rechten van Derden: Indien de Exposant kennis krijgt van mogelijke rechtsinbreuken gerelateerd aan zijn tentoongestelde voorwerpen, dient hij de Organisator onverwijld schriftelijk te informeren en relevante documentatie te verstrekken.

  6. Vrijwaring door de Exposant: De Exposant vrijwaart de Organisator, de eigenaar van het Beursgebouw, en hun respectievelijke vertegenwoordigers tegen alle claims van derden in verband met de activiteiten van de Exposant op de Beurs. Dit omvat alle geassocieerde kosten, waaronder de kosten van juridische bijstand, die ontstaan uit klachten over inbreuken op intellectuele eigendomsrechten of andere schades. De Organisator kan ook, op basis van klachten, gerechtelijke bevelen, of eigen initiatief, tentoongestelde producten verwijderen van de Beurs zonder dat de Exposant aanspraak kan maken op schadevergoeding.

Artikel 11: Privacy en Gegevensbescherming

  1. Verwerking van Persoonsgegevens: De Organisator verwerkt alle persoonsgegevens van de Kandidaat-exposant en de Exposant in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en de eigen Privacy Policy. Deze Privacy Policy is toegankelijk via de website van de Organisator en is op verzoek beschikbaar.

  2. Beveiliging van Toegangsgegevens: De Exposant verbindt zich ertoe om zijn wachtwoorden en toegangscodes geheim te houden en niet te delen met derden. Hij is volledig verantwoordelijk voor elk gebruik van deze codes. Bij verlies, diefstal of vermoeden van misbruik moet de Exposant zijn wachtwoord wijzigen met de beschikbare middelen of de Organisator hierover onmiddellijk inlichten, gevolgd door een bevestiging via aangetekende brief.

  3. Toegang tot Gegevens door de Organisator: De Organisator heeft normaal gesproken geen toegang tot de gegevens die de Exposant publiceert of verstuurt via de onlinediensten, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor het functioneren van deze diensten of wanneer er redenen zijn om aan te nemen dat deze gegevens betrekking hebben op illegale activiteiten of inbreuken op rechten van derden.

  4. Gebruik van Klantenlijsten voor Promotie: De Exposant mag klantenlijsten aan de Organisator overdragen voor het versturen van uitnodigingen en promoties betreffende de Beurs. De Exposant garandeert dat deze lijsten conform de Europese en Belgische privacyregelgeving zijn samengesteld en dat de betrokkenen geïnformeerd zijn over het gebruik van hun gegevens door derden, inclusief de Organisator, voor direct marketing. De Exposant vrijwaart de Organisator voor alle claims die voortvloeien uit het gebruik van deze gegevens en informeert de Organisator onmiddellijk over eventueel verzet tegen deze gegevensverwerking door betrokkenen.

Artikel 12: Beperkingen op Overdracht en Onderverhuur

  1. Overdraagbaarheid van Verplichtingen: De Kandidaat-exposant en de Exposant mogen de verplichtingen uit deze Algemene Voorwaarden niet overdragen, geheel of gedeeltelijk, zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Organisator. Indien de Organisator toestemming geeft voor een dergelijke overdracht, blijven zowel de overdragende partij als de overnemende partij gezamenlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor de nakoming van alle verplichtingen uit deze Algemene Voorwaarden.

  2. Verbod op Onderverhuur: Het is de Exposant niet toegestaan de hem toegewezen standplaats op de Beurs, geheel of gedeeltelijk, onder te verhuren of op enige andere wijze aan derden beschikbaar te stellen.

Artikel 13: Juridische Naleving door de Exposant

  1. Verplichte Naleving van Wetgeving: De Exposant dient te allen tijde tijdens zijn deelname aan de Beurs alle toepasselijke wetten en regelgevingen na te leven. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, wetten betreffende eerlijke handelspraktijken, productetikettering, douane en accijnzen, privacybescherming, intellectuele eigendomsrechten, en veiligheidsnormen.

  2. Weigeringsrecht van de Organisator: De Organisator behoudt zich het recht voor om een Kandidaat-exposant of Exposant te weigeren of zijn deelname aan de Beurs te beëindigen indien niet wordt voldaan aan de in artikel 13.1 genoemde verplichtingen. Dit kan gebeuren zonder voorafgaande kennisgeving en geeft de Exposant geen recht op enige vorm van schadevergoeding.

  3. Recht op Beëindiging bij Reputatieschade: De Organisator kan ook, op eigen initiatief of op verzoek van meerdere Beursdeelnemers, de deelname van een Exposant onmiddellijk beëindigen als de Exposant betrokken is geweest bij actuele of vroegere gebeurtenissen die de reputatie van de Beurs kunnen schaden of het goede verloop ervan kunnen verstoren. In dergelijke gevallen verbindt de Organisator zich ertoe de Exposant de reeds betaalde deelnamekosten te vergoeden, met uitzondering van verdere schadeclaims.

Artikel 14: Roken Verboden Op het Beursterrein is roken ten strengste verboden. De Exposant is verantwoordelijk voor het handhaven van dit rookverbod in en rond zijn toegewezen Standplaats.

Artikel 15: Verbod op Eigen Draadloze Netwerken

  1. Ter Bevordering van de Kwaliteit en Stabiliteit van het Officiële WiFi-netwerk: Het gebruik van eigen draadloze netwerken door Exposanten op het Beursterrein is niet toegestaan.

  2. Niet-geautoriseerde Netwerken: Deze zullen op kosten van de Exposant worden opgespoord en ontmanteld. Bij overtreding van deze regel behoudt de Organisator zich het recht voor om een boete van € 1.250 per geconstateerde overtreding aan te rekenen.

Artikel 16: Verbod op Verspreiding van Materiaal Buiten de Standplaats

  1. Verspreiding van Gratis Uitnodigingen, Reclamemateriaal, of Flyers: Het is exposanten verboden om dit buiten de hun toegewezen standplaats te doen.

  2. Gebruik van Uitnodigingen of Toegangskaarten: Alleen die door de Organisator zijn verstrekt of goedgekeurd, is toegestaan.

Artikel 17: Verzekering

  1. Verplichte Verzekering: Elke exposant is verplicht zich te verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid in verband met zijn deelname aan de Beurs. Dit kan op twee manieren:

  2. Collectieve Verzekeringspolis: Exposanten kunnen deelnemen aan een collectieve verzekeringspolis die door de Organisator wordt aangeboden. Deze polis dekt doorgaans schade die door de exposant wordt veroorzaakt aan derden of aan eigendommen van derden. Bij schade dient de exposant onmiddellijk een gedetailleerd schriftelijk verslag van de gebeurtenis aan de Organisator en de aangewezen agent te verstrekken. Het is mogelijk dat er geen mogelijkheid is voor een collectieve verzekeringspolis. Dit is afhankelijk per evenement. Vraag de organisator of er een collectieve verzekeringspolis mogelijk is. Indien deze niet ingericht is moet de exposant zelf voor een verzekering zorgen en zijn goederen zelf verzekeren.
     

  3. All-risk Verzekering: Exposanten kunnen ook een all-risk verzekering afsluiten voor de tentoongestelde voorwerpen via een door de Organisator aangeboden polis. Deze verzekering dekt diefstal en schade, zowel overdag als 's nachts, tijdens de Beurs. Exposanten moeten een gedetailleerde en gewaardeerde inventarislijst van de verzekerde voorwerpen indienen bij de Organisator en de aangewezen agent de dag voor aankomst op de Beurs of voor vertrek vanuit hun locatie. In geval van diefstal is de exposant verplicht onmiddellijk aangifte te doen bij de politie. Het is mogelijk dat er geen mogelijkheid is voor een collectieve verzekeringspolis. Dit is afhankelijk per evenement. Vraag de organisator of er een all-risk verzekeringspolis mogelijk is. Indien deze niet ingericht is moet de exposant zelf voor een verzekering zorgen en zijn goederen zelf verzekeren.
     

  4. Betaling van Premies: Exposanten zijn alleen verzekerd indien zij de premies volledig hebben betaald. Kosten die de Organisator moet dragen wegens onverzekerd zijn van exposanten of niet-naleving van de bepalingen van dit artikel, moeten volledig worden vergoed door de betreffende exposant.
     

  5. Afstand van Vordering bij Schade: Bij schade doet de exposant onvoorwaardelijk en onherroepelijk afstand van alle vorderingen tegen de Organisator, de eigenaren of exploitanten van het gebouw, en andere betrokken partijen. Deze afstand van vorderingen geldt ook voor de verzekeraars van de exposant. Exposanten zijn verplicht deze informatie te delen met hun verzekeraars.

Artikel 18: Beperkingen van Aansprakelijkheid

  1. Uitsluiting van Aansprakelijkheid: Onder geen beding is de Organisator aansprakelijk voor enige vorm van schade, waaronder maar niet beperkt tot bedrijfsschade, indirecte schade, gederfde winst, of verlies door diefstal, die de Exposant, zijn personeel, of beursdeelnemers lijden. Dit geldt zelfs in het geval van ernstige fouten door de Organisator, de eigenaren of exploitanten van het gebouw, onderaannemers, andere exposanten en beursdeelnemers, hun directeurs, verantwoordelijken, en verbonden personen of entiteiten.

  2. Geen Aansprakelijkheid voor Derden: De Organisator is tevens niet aansprakelijk voor storingen veroorzaakt door derden die de Exposant hinderen in het gebruik van de toegewezen Standplaats.

  3. Beperking van Aansprakelijkheid: Mocht de Organisator onverhoopt niet kunnen terugvallen op de volledige uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid zoals vastgesteld in deze Algemene Voorwaarden, dan erkent en aanvaardt de Exposant dat elke aansprakelijkheid van de Organisator beperkt zal zijn tot het bedrag gelijk aan de verschuldigde betalingen door de Exposant.

Artikel 19: Uitschrijving en Uitzetting

  1. Recht op Uitsluiting: De Organisator heeft het recht om een Exposant onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving uit te sluiten van de Beurs en alle contractuele overeenkomsten met deze Exposant te beëindigen indien deze de Algemene Voorwaarden of enige andere overeenkomst met de Organisator overtreedt.

  2. Uitsluiting bij Faillissement: De Organisator mag eveneens de Exposant onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving van de Beurs verwijderen en alle contractuele banden verbreken indien de Exposant failliet verklaard wordt of insolvent blijkt.

  3. Geen Invloed op Betalingsverplichtingen: De uitzetting van een Exposant laat de verschuldigde betalingen onaangetast en opeisbaar.

  4. Gedwongen Verwijdering: Indien de Exposant na uitzetting weigert het pand te verlaten, kan de Organisator overgaan tot gedwongen verwijdering, op kosten van de Exposant.

  5. Aansprakelijkheid voor Schade: De Exposant is aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade die de Organisator lijdt ten gevolge van de uitzetting, inclusief gederfde winst, juridische kosten, reputatieschade, etc.

  6. Geen Recht op Terugbetaling: Bij uitzetting heeft de Exposant geen aanspraak op restitutie van reeds betaalde bedragen of enige vorm van schadevergoeding van de Organisator.

Artikel 20: Overmacht

  1. Opschorting van Verplichtingen: Met uitzondering van de betalingsverplichtingen van de Verschuldigde Bedragen, worden de verplichtingen van de partijen opgeschort of beperkt tijdens de periode van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: elke onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenis die buiten de controle van de partijen valt en die de uitvoering van hun verbintenissen onmogelijk maakt. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, natuurrampen, brand, uitval van nutsvoorzieningen zoals elektriciteit of aardgas, netwerkstoringen, stakingen, terroristische daden of dreigingen, epidemieën of pandemieën, beslissingen van de eigenaar of exploitant van het Gebouw die gebruik van de locatie of de organisatie van de Beurs significant bemoeilijken of onmogelijk maken, en alle andere omstandigheden die een soortgelijk effect hebben.

  2. Facturering bij Uitstel of Annulering: Indien overmacht resulteert in het uitstel of de annulering van de Beurs, zullen de reeds uitgegeven facturen als voorschot dienen voor de uitgestelde of volgende editie van de Beurs. De bepalingen van artikel 5.2 en 5.3 blijven hierop volledig van toepassing.

  3. Algemeen Reisverbod: Bij een door overheidsinstanties opgelegd algemeen reisverbod, in het bijzonder als maatregel tegen een pandemie of epidemie, dat de Exposant verhindert naar de Beurs te reizen, worden de aan de Exposant uitgegeven facturen beschouwd als voorschotten voor de volgende editie van de Beurs. De bepalingen van artikel 5.2 en 5.3 blijven volledig van toepassing, tenzij het reisverbod een direct gevolg is van het niet naleven van specifieke overheidsvoorschriften door de Exposant. In dat geval kan de Exposant geen beroep doen op overmacht en blijven de facturen geldig voor de editie van de Beurs waarvoor deelname werd aangevraagd.

Artikel 21: Aanpassingen van Locatie, Datum of Annulering van de Beurs

  1. Recht op Wijziging bij Externe Omstandigheden: Indien externe omstandigheden, die niet door artikel 20 zijn gedekt en buiten de redelijke controle van de Organisator vallen (waaronder maar niet beperkt tot overheidsmaatregelen, gerechtelijke bevelen, veiligheids- of gezondheidsmaatregelen zoals bij een pandemie, acties van de eigenaar of exploitant van het gebouw, of stakingen die de personeelsbezetting beïnvloeden), de organisatie van de Beurs substantieel hinderen zodanig dat de Beurs niet kan doorgaan op de geplande datum of locatie, mag de Organisator de Beurs geheel of gedeeltelijk annuleren, verplaatsen of de duur ervan aanpassen. De Exposant heeft in deze gevallen geen recht op schadevergoeding of terugbetaling. De reeds betaalde voorschotten worden gezien als voorschotten voor de verplaatste of volgende editie van de Beurs.

  2. Verandering van Locatie: Als de locatie van de Beurs wijzigt, kan de Exposant zijn deelname annuleren als (i) de nieuwe locatie meer dan 70 km verwijderd is van de oorspronkelijke locatie, en (ii) de Exposant zijn intentie om af te zien van deelname binnen 15 kalenderdagen na bekendmaking van de wijziging kenbaar maakt aan de Organisator. In dit geval is een opzeggingsvergoeding verschuldigd volgens artikel 6.2. Na deze periode wordt aangenomen dat de Exposant akkoord gaat met de nieuwe locatie.

  3. Verandering van Datum: Bij wijziging van de datum van de Beurs kan de Exposant zijn deelname annuleren als (i) de nieuwe datum meer dan 60 dagen voor of na de oorspronkelijke datum valt, en (ii) hij zijn intentie om af te zien van deelname binnen 15 kalenderdagen na de bekendmaking van de wijziging kenbaar maakt aan de Organisator. In dit geval is een opzeggingsvergoeding verschuldigd volgens artikel 6.2. Na deze periode wordt aangenomen dat de Exposant akkoord gaat met de nieuwe datum.

  4. Annulering door de Organisator: Indien de Organisator besluit de Beurs niet te organiseren om welke reden dan ook (inclusief commerciële redenen), die niet onder de definitie van overmacht zoals bepaald in artikel 20 valt, heeft de Exposant alleen recht op teruggave van reeds betaalde voorschotten en facturen, zonder aanspraak te kunnen maken op enige andere vergoeding.

Artikel 22: Algemene Bepalingen

  1. Integratie van Documenten: De volgende documenten vormen een integraal onderdeel van deze Algemene Voorwaarden en worden van algemeen naar specifiek opgesomd:

    • De Aanvraag tot Deelname;

    • De Tariefvoorwaarden;

    • De Handleiding voor de Exposant. Bij enige tegenstrijdigheid tussen deze documenten geldt de regel dat het specifiekere document voorrang heeft boven het meer algemene.

  2. Vervanging van Vorige Overeenkomsten: Eventuele voorgaande mondelinge of schriftelijke afspraken of overeenkomsten worden als nietig beschouwd en zijn volledig vervangen door deze Algemene Voorwaarden.

  3. Scheiding van Bepalingen: Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of nietig wordt verklaard, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. De ongeldige of nietige bepaling zal naar best vermogen worden vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke intentie van de Organisator zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 23: Toepasselijk Recht, Bevoegde Rechtbank en Taal

  1. Toepasselijk Recht: Op deze Algemene Voorwaarden is Belgisch recht van toepassing.

  2. Bevoegde Rechtbank: Geschillen die voortvloeien uit deze Algemene Voorwaarden worden exclusief en definitief beslecht door de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin het Gebouw gelegen is.

  3. Taal van Gerechtelijke Procedures: Bij gerechtelijke procedures verbinden de Organisator, de Kandidaat-exposant en de Exposant zich ertoe de taal van het gerechtelijk arrondissement waar het Gebouw zich bevindt te gebruiken. Indien het Gebouw zich in het gerechtelijk arrondissement Brussel bevindt, wordt de taal van de Aanvraag tot Deelname gehanteerd, zijnde Nederlands of Frans, of Frans indien een andere taal dan Nederlands of Frans gebruikt wordt in de Aanvraag tot Deelname.

Geek Village maakt deel uit van Geek Events vzw.
BE1007269972

bottom of page